В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям. Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?

28.12.2016

В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям в размере фиксированной суммы 700 руб. за сутки, когда есть факт разъездного характера работы (работа на транспорте за территорией организации, что подтверждается путевыми листами).

Так же в организации есть компенсация за вахтовый метод работы в размере 805 руб. за каждые сутки нахождения на вахте.

Вопрос:

1) Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?

2) С сумм указанных компенсаций производятся удержания алименты и другие удержания по исполнительным документам?

3) Включаются данные компенсации в отчеты 4- ФСС и РСВ-1 и отчетность по НДФЛ (справки)?

Ответ:

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

ст. 168.1, "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) {КонсультантПлюс}

Компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами.

ст. 164, "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) {КонсультантПлюс}

В рассматриваемой ситуации доплата (надбавка) к должностному окладу за разъездной характер работы не связана с возмещением работнику каких-либо затрат, понесенных им при исполнении трудовых обязанностей. Размер доплаты не зависит от понесенных работником расходов

Следовательно, доплата (надбавка) за разъездной характер работы, установленная коллективным договором и локальным нормативным актом, не относится к компенсациям в смысле ч. 1 ст. 168.1, ч. 2 ст. 164 ТК РФ, а является частью системы оплаты труда применительно к ч. 1 ст. 129, ч. 2 ст. 135 ТК РФ.

Расходы на оплату труда (в том числе доплата к должностному окладу за разъездной характер работы), а также начисленные страховые взносы (о чем сказано в разделе "Страховые взносы") включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату начисления указанных сумм (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Доплата (надбавка) к заработной плате за разъездной характер работы признается объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ), п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ)).

Это обусловлено тем, что, как отмечено выше, доплата к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсацией, предусмотренной трудовым законодательством, и, соответственно, к данной выплате не применяются нормы п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, освобождающие компенсационные выплаты от обложения страховыми взносами.

Дополнительно об обложении страховыми взносами доплаты к заработной плате за разъездной характер работы см. в Практическом пособии по страховым взносам на обязательное социальное страхование, Практическом пособии по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

По общему правилу доход работника в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей (заработной платы) является объектом налогообложения и формирует налоговую базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

Как отмечено выше, сумма доплаты к окладу, установленная коллективным договором и локальным нормативным актом за разъездной характер работы, не может рассматриваться в качестве компенсации, предусмотренной трудовым законодательством, следовательно, норма п. 3 ст. 217 НК РФ на данную выплату не распространяется и указанная сумма подлежит налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке, применяемом в отношении заработной платы.

Доплата (надбавка) к окладу за разъездной характер работы учитывается в составе расходов на оплату труда ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 3 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, начисленные на сумму доплаты, признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, на дату их начисления (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Содержание операций	Дебет	Кредит	Первичный документ
Начислена доплата за разъездной характер работы	20 (44 и др.)	70	Расчетная ведомость
Начислены страховые взносы на сумму доплаты	20 (44 и др.)	69-1-1, 69-1-2, 69-2, 69-3	Бухгалтерская справка-расчет
Удержан НДФЛ с суммы доплаты	70	68	Регистр налогового учета (Налоговая карточка)
Перечислена работнику сумма доплаты за разъездной характер работы за текущий месяц (за вычетом удержанного НДФЛ)	70	51	Выписка банка по расчетному счету

{Корреспонденция счетов: Как отразить в учете доплату за разъездной характер работы, установленную коллективным договором и положением об оплате труда, принятым в организации?.. (Консультация эксперта, 2016) {КонсультантПлюс}}

Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Денежная выплата работнику, чья работа имеет разъездной характер, является компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Данная выплата не относится к оплате труда работника применительно к ст. 129 ТК РФ.

Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена ТК РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей, поэтому не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

При этом, по мнению Минтруда России, указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов (например, проездными документами, счетами гостиниц и т.д.), а суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., например, Письмо Минтруда России от 31.05.2016 N 17-3/В-213).

Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Заметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Следовательно, суточные, выплачиваемые при разъездном характере работы, не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.

При выдаче работнику аванса на расходы, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работы (в данном случае - расходы на проезд, на проживание и суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182). Однако в части квалификации расходов существует другая позиция, основанная на разъяснениях Минфина России и налоговых органов, заключающаяся в том, что данные расходы учитываются в составе расходов на оплату труда (Письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153, Минфина России от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250).

Расходы признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если расходы обоснованны и документально подтверждены. Документальным подтверждением рассматриваемых расходов является утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные расходы.

Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Содержание операций	Дебет	Кредит	Первичный документ
Перечислены работнику денежные средства на расходы, связанные с разъездным характером работы	71	51	Выписка банка по расчетному счету
Отражена в составе расходов по обычным видам деятельности компенсация расходов работника, чья работа имеет разъездной характер	20 (26 и др.)	71	Авансовый отчет
Перечислены работнику денежные средства в возмещение расходов (в сумме перерасхода)	71	51	Выписка банка по расчетному счету

{Корреспонденция счетов: Как отразить в учете компенсацию расходов работника с разъездным характером работы?.. (Консультация эксперта, 2016) {КонсультантПлюс}}

Суточные - компенсация дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, не могут быть подтверждены документально и выплачиваются работникам с разъездным характером работы в фиксированном размере, установленном трудовым договором и (или) локальным нормативным актом. Указанные компенсационные выплаты не облагаются страховыми взносами.

Данную позицию поддерживают Минздравсоцразвития России (Письмо от 27.02.2010 N 406-19) и суды (Постановления ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 по делу N А65-12595/2013, ФАС Центрального округа от 25.07.2013 по делу N А36-2844/2012).

(Консультация эксперта, 2014) {КонсультантПлюс}}

Взыскание не может быть обращено на следующие виды доходов:

компенсационные выплаты, установленные законодательством Российской Федерации о труде:

в связи со служебной командировкой, с переводом, приемом или направлением на работу в другую местность;

ст. 101, Федеральный закон от 02.10.2007 N 229-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "Об исполнительном производстве" {КонсультантПлюс}

С суточных алименты удерживать нельзя, поскольку суточные - это не доход работника, а возмещение его расходов по служебной командировке (ст. 168 ТК РФ, пп. "а" п. 8 ч. 1 ст. 101 Закона N 229-ФЗ, пп. "п" п. 2 Перечня N 841).

("Налоговый вестник", 2016, NN 7, 8) {КонсультантПлюс}

Отчетность в ПФР по страховым взносам и сведения персонифицированного учета страхователь представляет по форме РСВ-1 ПФР (п. 1 ч. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ). Не подлежащие обложению страховыми взносами суммы отражаются по строкам 200, 201, 210 и 211 разд. 2 и участвуют в расчете показателей строк 204 и 214 (пп. 9.3, 9.4, 9.7, 9.13, 9.14 и 9.17 п. 9 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР, утвержденного Постановлением Правления ПФР N 2п). Кроме того, суммы компенсаций следует отражать в графе 4 по строкам 400 - 413 подраздела 6.4 разд. 6 (п. 33 данного Порядка).

Отчетность в ФСС РФ по страховым взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также взносам на страхование от несчастных случаев на производстве надо сдавать по форме 4 - ФСС (ч. 2 ст. 10, п. 2 ч. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ, п. 1 ст. 24 Закона N 125-ФЗ). Компенсации работникам, не облагаемые страховыми взносами, должны отражаться по строкам 1 и 2 таблицы 3 (п. п. 10.1, 10.2, 10.4 Порядка заполнения формы 4 - ФСС, утвержденного Приказом ФСС РФ N 59).

(Консультация эксперта, 2016) {КонсультантПлюс}}

До 1 января 2017 г. суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством, то есть в размере, предусмотренном коллективным договором или нормативным актом организации, в полном объеме не облагаются страховыми взносами во внебюджетные фонды. Это прямо следует из положений ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ и п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. N 125-ФЗ. Однако в составе отчетности по взносам суточные следует показать как не облагаемые взносами выплаты.

("Информационный бюллетень "Экспресс-бухгалтерия", 2016, NN 42, 43) {КонсультантПлюс}}

Расходы на командировку, возмещаемые работникам, и выплаченные им суточные освобождены от обложения страховыми взносами (за рядом исключений). Однако в расчет РСВ-1 ПФР необходимо включать и освобожденные выплаты.

Возмещенные работнику командировочные расходы отражают:

- в целом по организации в подразделе 2.1 разд. 2;

- отдельно в индивидуальных сведениях на каждого работника, который ездил в командировку.

В индивидуальных сведениях на каждого работника сумму возмещенных ему командировочных расходов (суточных, затрат на проезд, проживание и т.д.) показывают в подразделе 6.4 разд. 6 расчета РСВ-1 ПФР в общей сумме выплат, являющихся объектом обложения взносами на обязательное пенсионное страхование.

Поскольку на выплаты командированному страховые взносы не начисляют, их неотражение в отчетности не приводит к занижению облагаемой базы. А раз недоплаты взносов нет, то и штрафовать не за что.

Кстати, обнаружив такую "потерю", вносить в отчетность изменения организация не обязана.

("Главная книга", 2016, N 14) {КонсультантПлюс}

Таким образом, компенсация в фиксированном размере за работу на транспорте за территорией организации не является компенсацией расходов, в связи с чем, относится к системе оплаты труда и вследствие чего облагаются страховыми взносами, НДФЛ, с них производят удержания по исполнительному листу. Данные суммы указываются в отчетности 4-ФСС и РСВ-1.

Суточные сотрудникам, у которых установлен вахтовый характер работ, относятся к компенсации расходов, связанным с исполнением трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. И также отображаются в отчетности по страховым взносам.

Ответ подготовил:
Эксперт «Линии консультаций» НТВП «Кедр-Консультант»
Красноперова Мария Юрьевна

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Ответ прошел контроль качества:
Рецензент - профессор кафедры «Бухгалтерский учет и АХД» ИжГТУ им. М.Т. Калашникова

Бушмелева Галина Владимировна

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Возврат к списку