Как оформить переход от бумажной к электронной трудовой книжке

Вопрос: Какую запись сделать в трудовой книжке при переходе от бумажной к электронной?

Ответ

При выдаче трудовой книжки на руки работнику в нее вносится запись о подаче работником письменного заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. В случае если указанное заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей) (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н (далее - Порядок N 320н)).

В трудовой книжке в разделе "Сведения о работе" указанная запись осуществляется в следующем порядке (п. 35 Порядка N 320н, п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 N 1250):

1. в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
2. в графе 2 указывается дата выдачи трудовой книжки;
3. в графе 3 делается запись "Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации";
4. в графе 4 указывается заявление работника с указанием даты и номера его регистрации.

Кроме того, в графе 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки" книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России N 69 (если работодатель продолжит ее ведение), производится запись о выдаче работнику трудовой книжки с указанием подписи работника (Письмо Минтруда России от 12.02.2020 N 14-2/В-150).

Если работодатель на основании п. 40 Порядка N 320н самостоятельно разработает форму книги (журнала) по учету движения трудовых книжек, то в ней рекомендуется предусмотреть графу для внесения записи о выдаче работнику трудовой книжки в связи с подачей им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с указанием даты и подписи работника.

Также следует отметить, что информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД), представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ (п. 1.4 Порядка, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

{Вопрос: Какую запись внести при выдаче трудовой книжки на руки работнику, подавшему заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки? (Консультация эксперта, Минтруд России, 2021) {КонсультантПлюс}}

Подборка документов:

Форма: Запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку (образец заполнения) (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Типовая ситуация: Электронные трудовые книжки: обязанности работодателя (Издательство "Главная книга", 2021) {КонсультантПлюс}

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, в ноябре 2021 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).