Материально-ответственное лицо выдает денежные средства под отчет сотрудникам на основании расходного кассового ордера или платежной ведомости

Вопрос: Командированным за пределы РФ сотрудникам продлен срок командировки. Для оплаты возникших расходов нужно получить деньги. Перечисление через банк невозможно. Предприятие командировало для передачи денег материально-ответственное лицо, выдав ему под отчет деньги для передачи командированным ранее сотрудникам. Для выдачи денег кассир-раздатчик получил в бухгалтерии расходные кассовые ордера, по которым и отчитался по приезду, составив авансовый отчет. Какие бухгалтерские проводки нужно сделать в данной ситуации?

Отвечают специалисты аудиторской компании "Кольчуга": Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утв. решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. N40) предусмотрены основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

• выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Таким образом, выдача денежных средств материально-ответственному лицу под отчет с целью передачи их под отчет ранее командированным сотрудникам запрещено.

Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику) применяется унифицированная форма NКО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств», утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. N88.

Согласно п.17 Порядка ведения кассовых операций выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам, может производиться кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Таким образом, передача кассиром денежных средств материально-ответственному лицу, фиксируется в форме NКО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств». Материально-ответственное лицо выдает денежные средства под отчет сотрудникам на основании расходного кассового ордера или платежной ведомости.

В бухгалтерском учете указанная операция отражается следующим образом: 

Дебет 71 Кредит 50 — выдача сотрудникам денежных средств в подотчет.