Является ли ваучер за проживание в отеле документом, который принимается в авансовом отчете и является подтверждением понесенных расходов?

Вопрос

Является ли ваучер за проживание в отеле документом, который принимается в авансовом отчете и является подтверждением понесенных расходов?

Ответ

Ваучер - это доказательство бронирования жилья. Полагаем, что необходимо дополнительные подтверждающие документы, например, квитанции об оплате.

Бронирование - закрепление за потребителем номера (места в номере) в гостинице на условиях, определенных заявкой заказчика или потребителя и подтверждением этой заявки со стороны исполнителя;

Постановление Правительства РФ от 18.11.2020 N 1853 (ред. от 01.04.2021) "Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации" {КонсультантПлюс}

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на командировки (в частности, наем жилого помещения) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли организаций будет являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы (Письмо Минфина России от 07.03.2018 N 03-03-06/1/14620).

Если работник, направляемый в служебную командировку, арендует жилое помещение у собственников жилья, используя специализированные сайты, например сайт Airbnb ("Эйрбиэнби") (онлайн-площадку для размещения, поиска и краткосрочной аренды частного жилья), то понесенные расходы на наем жилого помещения можно подтвердить:

- квитанцией о бронировании с сайта с указанием адреса арендуемого жилого помещения, Ф.И.О. работника, направляемого в служебную командировку, наименования организации, направляющей работника в служебную командировку, периода проживания. Как правило, квитанция составляется на английском языке, поэтому необходимо приложить перевод;

- квитанцией об оплате и (или) выпиской со счета банковской карты работника, подтверждающими оплату аренды жилого помещения в период нахождения работника в служебной командировке.

Статья: Командировочные расходы (Стриж К.С.) ("Налог на прибыль: учет доходов и расходов", 2019, N 7) {КонсультантПлюс}

Документальное подтверждение расходов по найму жилого помещения

Расходы на проживание подтверждаются:

•          в гостинице - кассовым чеком или бланком строгой отчетности (ст. 1.1, п. 2 ст. 1.2 Закона о применении ККТ, п. 26 Правил предоставления гостиничных услуг);

•          в арендованной квартире - документами, косвенно подтверждающими пребывание в ней работника (Письмо Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803), например командировочным удостоверением, договором аренды квартиры, квитанцией об уплате арендных платежей.

Готовое решение: Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в октябре 2023 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент: Селезнева Ирина Ахматясавиевна, доцент кафедры бухгалтерского учета, финансов и аудита ФГБОУ ВО Ижевская ГСХА