НТВП "Кедр - Консультант"

912-333

Услуги

Об использовании денежных средств на корпоративной карте организации её учредителем для своих нужд и уплате налогов

Распечатать

Организация открыла корпоративную карту, на нее перечислила денежные средства. Учредитель тратит эти денежные средства на свои нужды, по истечении 3-х месяцев предоставляет авансовый отчет и просит эти траты зачесть в счет дивидендов

 

Вопрос

Мможно ли сделать такой зачет, и когда нужно платить НДФЛ? (в день сдачи авансового отчета или на каждую трату)

 

Ответ специалиста

Расходы по корпоративной карте должны быть документально подтверждены. В противном случае истраченные работниками организации денежные средств могут быть признаны их налогооблагаемым доходом, что сопряжено с риском квалификации налоговыми органами данных сумм в качестве оплаты труда и начисления по ним налога на доходы физических лиц (НДФЛ) и включения в базу для расчета работодателем страховых взносов в социальные фонды.

Зачет требований (дивиденды - долг по авансовому отчету) возможен (пример в дополнительной информации), однако в Вашем случае деньги, перечисляемые на корпоративную карту, для оплаты личных нужд учредителя, признать подотчетными нельзя (особенно в случае, если такие операции имеют систематический характер). Подотчетные лица - это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). В данном случае учредитель расходовал деньги на собственные нужды. Также необходимо учитывать, что на подотчетные суммы, невозвращенные в срок, начисляется НДФЛ и взносы. (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

В данной ситуации перечисление денежных средств на корпоративную карту организации, при условии, что денежные средства используются учредителем в личных целях, может рассматриваться контролирующими органами как подарок в виде денежных средств или в натуральной форме.

Подарки в виде денежных средств сотрудникам и иным физическим лицам облагаются НДФЛ, как и другие подарки.

Удержать НДФЛ с подаренных денег нужно в день выплаты, а перечислить удержанный налог в бюджет - не позднее следующего рабочего дня (п. 6 ст. 6.1, п. п. 4, 6 ст. 226 НК РФ).

Необходимо отметить, что страховые взносы не начисляются на стоимость подарка, переданного:

- физлицу, не являющемуся работником организации (в том числе бывшему работнику, детям работников, клиентам);

- работнику организации, но только если с ним заключен письменный договор дарения Статья: Проверь себя: налогообложение подарков (Елина Л.А.) ("Главная книга", 2017, N 4) {КонсультантПлюс}

При подарках в натуральной форме даритель - плательщик НДС в день передачи одаряемому неденежного подарка должен начислить НДС.

Также указанные средства могут быть признаны денежными средствами по беспроцентному договору займа. НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, предоставленному работнику, вы рассчитываете в том же порядке, что и НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному займу, предоставленному любым иным физлицам.

Облагаемый доход в этом случае будет равен сумме процентов, рассчитанных по 2/3 ставки рефинансирования (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ). Налог вы рассчитываете по ставке 35%, если физлицо - налоговый резидент РФ, или по ставке 30%, если физлицо - нерезидент (пп. 1 п. 1, пп. 1 п. 2 ст. 212, пп. 7 п. 1 ст. 223, п. п. 2, 3 ст. 224 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.11.2016 N 03-04-06/70043).

Готовое решение: Как облагается НДФЛ материальная выгода (КонсультантПлюс, 2018) {КонсультантПлюс}.

Дополнительная информация

Порядок обращения банковских карт на территории РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденным Банком России 24.12.2004 N 266-П.

Чтобы сотрудники могли свободно оперировать корпоративными картами, компании необходимо:

- разработать положение о порядке использования корпоративных карт (ч. 1 ст. 8 ТК РФ);

- утвердить список должностей, трудовые обязанности которых предполагают использование корпоративных карт (п. 1 ст. 847 ГК РФ, абз. 2 и 7 п. 1.12 Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)");

- ознакомить с положением под роспись всех сотрудников, должности которых перечислены в списке (ч. 2 ст. 22 ТК РФ);

- организовать в компании учет приема и выдачи корпоративных банковских карт (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ, Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете");

- прописать в учетной политике способ учета подотчетных сумм на специальном счете (п. 7 ПБУ 1/2008). Статья: Организуем использование корпоративных карт (Тушева И.А.) ("Зарплата", 2014, N 4) {КонсультантПлюс}

Корпоративная карта - это банковская карта организации, с которой работник может безналично оплачивать расходы компании или снимать для этого наличные.

Когда работник снимает с карты наличные деньги или рассчитывается ею, списанные с нее суммы поступают ему под отчет. Отражайте их по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" на основании выписки банка.

Нормативных ограничений срока выдачи денег под отчет нет. Его можно установить в локальном нормативном акте, например в инструкции для подотчетных лиц. Срок, на который деньги выданы под отчет, указывают в приказе руководителя или в заявлении подотчетного лица (пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У). Типовая ситуация: На какой срок выдавать подотчетные суммы (Издательство "Главная книга", 2018) {КонсультантПлюс}

Страховые взносы на подотчетные суммы

Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда подотчетные суммы не были направлены на оплату расходов организации, но при этом они остаются в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Начисляйте взносы на наиболее раннюю из дат (п. 5 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082):

- на дату списания задолженности, если принято решение об отказе от удержания (взыскания) (в том числе путем прощения долга работнику);

- на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы, если решение об удержании в течение этого срока не принято. Впоследствии, если долг будет возвращен, нужно произвести перерасчет.

НДФЛ с подотчетных сумм

НДФЛ нужно удержать во всех случаях, когда подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации, но при этом остались в распоряжении работника. Например, работник не представил авансовый отчет, а организация не удержала из зарплаты подотчетные суммы (Письмо Минфина России от 01.02.2018 N 03-04-06/5808).

Доход и налоговая база по НДФЛ в размере невозвращенной суммы возникают у работника при списании задолженности (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ). По общему правилу НДФЛ надо исчислить на дату получения дохода работником (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Датой получения подотчетным лицом дохода в виде невозвращенных подотчетных сумм является наиболее ранняя из дат (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610):

- дата, с которой взыскание стало невозможно (например, дата истечения срока исковой давности);

- дата принятия руководителем решения об отказе от взыскания (например, дата принятия решения о прощении долга).

Удержать НДФЛ надо за счет любых доходов в денежной форме, причитающихся работнику. Например, можно удержать НДФЛ при выплате зарплаты, нужно только следить, чтобы удерживаемая сумма не превысила 50% суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если возможности удержать НДФЛ до окончания года нет (например, работник уже уволился), то организация должна в срок не позднее 1 марта следующего года письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Готовое решение: Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму (КонсультантПлюс, 2018) {КонсультантПлюс}

Зачет требований (подотчетные суммы – дивиденды) возможен, если по ним еще не истек срок исковой давности. Имейте в виду, это неоднородные требования: требование о возврате подотчетных сумм вытекает из трудовых отношений, а требование о выплате дивидендов - из корпоративных (гражданско-правовых). Поэтому ООО и его участник должны заключить соглашение о зачете (одного лишь заявления любой из сторон будет мало). Причем заключить его надо, даже если директор - единственный участник ООО (это убережет его от претензий в будущем в случае изменения состава участников). А составить такое соглашение можно так:

«Соглашение о зачете взаимных требований

г. Москва                                           02.02.2018

ООО "Стройсам" в лице директора Иванова И.И., действующего  на  основании устава, и участник общества Иванов И.И. договорились о нижеследующем.

1. Стороны частично прекращают зачетом следующие обязательства друг перед другом:

-  обязательство  Иванова  И.И.  по   возврату   ООО   "Стройсам"   суммы неизрасходованного аванса в размере 600 000 руб., полученного  под  отчет 01.12.2017;

- обязательство ООО "Стройсам" перед Ивановым И.И. по выплате  дивидендов в сумме 500 000 руб.  на основании Протокола  общего  собрания участников N 1 от 01.02.2018.

2.  После  проведения  зачета  по   состоянию   на   02.02.2018   остаток задолженности Иванова И.И. перед ООО "Стройсам" по  возврату  подотчетных средств составляет 100 000 руб., а  задолженность  ООО  "Стройсам"  перед Ивановым И.И. по выплате дивидендов по Протоколу общего собрания N  1  от 01.02.2018 отсутствует.

Директор              Иванов            И.И. Иванов

Печать

ООО "Стройсам"

Участник              Иванов            И.И. Иванов»

Вопрос: Наш директор одновременно еще и участник. У него задолженность перед ООО по подотчетным средствам, а у ООО перед ним - по дивидендам. Как оформить зачет этих требований? ("Главная книга", 2018, N 6) {КонсультантПлюс}

Пример: Деньги выдаются учредителю, за которые он не отчитывается.

Если же деньги выдаются руководителям - участникам без каких-либо ограничительных сроков и контроль за средствами практически не ведется, инспекторы при налоговой проверке наверняка сочтут, что деньги просто присвоены руководством. И подотчет лишь прикрывает выплату реальных доходов, тем самым выступая способом ухода от уплаты зарплатных налогов.

В этом налоговикам нетрудно будет убедить и судей. Ведь в рассматриваемой ситуации подотчетники являются взаимозависимыми по отношению к организации (могут влиять на принятие ее решений). Снятие участниками - работниками денег с корпоративных банковских карт также будет расценено как получение ими дохода. В результате, если участники не смогут представить документы, подтверждающие расходование денег на нужды организации, весьма вероятен следующий сценарий развития событий:

- инспекция при проведении проверки предъявит претензии по НДФЛ и страховым взносам, попутно начислит пени и выставит штрафы;

- в случае судебных разбирательств судьи будут на стороне инспекции (Постановление АС СЗО от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016.)

Схожая ситуация была рассмотрена Президиумом Высшего арбитражного суда в 2013 г. (Постановление Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12.) директор и его родственник, работающие в одной компании, систематически получали деньги под отчет. Документов, подтверждающих расходование по целевому назначению нескольких десятков миллионов рублей, не было. Имелись лишь авансовые отчеты без первичных документов, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей. В результате ВАС согласился с инспекцией, что полученные директором и его родственником суммы являются доходами. И с них неправомерно не удержан НДФЛ.

Аналогичные претензии могут быть и по страховым взносам. Если участник-руководитель вовремя не отчитался, то на полученные им суммы надо начислить взносы как на его доходы. Статья: Директор-участник не отчитывается о подотчетных средствах (Елина Л.А.) ("Главная книга", 2018, N 9) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в августе 2018 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент – Чувыгин Александр Павлович, к.э.н., директор ООО «Эксперт-Центр».

?>