Официальный поставщик КонсультантПлюс в Ижевске и Удмуртской Республике

Вход/Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

\ \ \ \
О возможности подписания документов (сканов) прошлых лет, если в настоящее время между партнерами используется только электронный документооборот

Первичные документы

22.04.2023

Между партнерами в настоящее время (2021 г) используется только электронный документооборот, но ранее параллельно общались с партнером и в бумажном виде. И вышло так, что за 2019 год имеются только сканы документов, оригиналов нет, и партнеры их не представляют на бумажном носителе.

 

Вопрос. Можно сейчас сканы подписать 2021 годом?

 

Ответ. 

Организация налогового учета в целях налогообложения прибыли должна осуществляться организацией в соответствии с положениями НК РФ, Федеральных законов N 402-ФЗ и 63-ФЗ (Письмо Минфина РФ от 29.06.2018 N 03-03-06/1/45251). 

В Письме Минфина РФ от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456 высказано мнение, согласно которому отсканированные копии документов, подписанные ЭЦП, могут подтверждать расходы налогоплательщика только при наличии электронного документооборота между организациями. 

В Письме от 13.05.2020 N 03-03-07/38785 Минфин признал возможным использование в бухгалтерском учете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета. При этом руководитель экономического субъекта должен обеспечить соблюдение требований к первичным учетным документам, установленных Федеральным законом N 402-ФЗ.

В более позднем Письме от 02.10.2020 N 03-03-06/1/86376 специалисты финансового ведомства уточнили, что для целей налогового и бухгалтерского учета первичный учетный документ в электронном виде должен соответствовать требованиям бухгалтерского законодательства, а также законодательства, регулирующего порядок составления электронных документов и правила их подписания электронной подписью.

При этом Минфин особо обратил внимание, что Федеральным законом N 402-ФЗ не предусмотрено принятие к бухгалтерскому учету электронных образов первичных учетных документов.

К сведению. По мнению контролирующих органов, возможно представление в налоговый орган информации по ТКС в виде скан-образа текста, подписанного главным бухгалтером, в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (Письмо ФНС РФ от 24.05.2019 N ЕД-4-2/9885@).

{Статья: Подтверждение расходов электронными скан-копиями: Минфин изменил мнение ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", 2020, N 11) {КонсультантПлюс}}

3. На какую дату списываются в расходы затраты на услуги в налоговом учете

При методе начисления момент признания расходов по полученным вашей организацией услугам в первую очередь зависит от того, к каким расходам эта услуга относится - прямым или косвенным.

Прямые расходы по общему правилу признаются в периоде реализации товаров (работ, услуг), в стоимости которых эти расходы учтены (п. 2 ст. 318, ст. 320 НК РФ). Но если вы сами занимаетесь оказанием услуг, то прямые расходы можно списывать в текущем периоде, не дожидаясь реализации (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Косвенные расходы учитываются в том отчетном или налоговом периоде, в котором были осуществлены (п. 2 ст. 318, ст. 320 НК РФ).

См. также: Прямые и косвенные расходы в налоговом учете

Дата признания расходов по полученным услугам зависит еще и от того, к какому виду расходов эти услуги относятся.

Услуги, которые относятся к материальным расходам, признаются на дату подписания акта оказания услуг (п. 2 ст. 272 НК РФ).

Услуги, которые относятся к прочим расходам, - на дату расчетов по договору, на дату предъявления акта об оказании услуг или на последний день отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Точно так же определяется дата признания расходов по услугам, которые относятся к внереализационным расходам (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Под датой предъявления акта об оказании услуг следует понимать дату составления этого акта. Такой же порядок действует, если акт составлен в электронной форме (Письма Минфина России от 07.08.2020 N 03-03-06/1/69363, от 08.10.2019 N 03-03-06/1/77295, от 03.11.2015 N 03-03-06/1/63478, ФНС России от 25.03.2019 N СД-4-3/5272).

При кассовом методе расходы признаются на дату их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

При этом торговые организации также должны признавать эти расходы с учетом распределения на прямые и косвенные (ст. 320 НК РФ).

См. также: Прямые расходы в торговле

3.1. В каких случаях дата акта оказания услуг является датой признания расходов в налоговом учете

Расходы на услуги можно признавать на дату акта оказания услуг при применении метода начисления. Это касается услуг, как связанных с производством и реализацией, так и тех, которые относятся к внереализационным расходам.

Если услуга связана с производством и реализацией, то признать ее в расходах на дату акта можно при одновременном соблюдении таких условий:

•          она является косвенным расходом либо прямым расходом, но только тем, который вы имеете право списывать в текущем периоде;

•          она относится к материальным или прочим расходам.

Основание: п. 2, пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 2 ст. 318, ст. 320 НК РФ, Письма Минфина России от 03.11.2015 N 03-03-06/1/63478, ФНС России от 25.03.2019 N СД-4-3/5272.

 

4. Какая дата является датой оказания услуг для признания расходов в бухучете

В бухгалтерском учете затраты на оказанные услуги, как правило, признают в составе расходов по обычным видам деятельности на дату подписания акта об оказании услуг или иного первичного документа исполнителя (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации").

Если договор заключен на оказание услуг длящегося характера с фиксированной ежемесячной стоимостью (например, на услуги связи или образовательные услуги) и в нем отсутствует условие о ежемесячном составлении акта, то расходы по такому договору можно признавать на последнее число каждого месяца в течение срока действия договора в сумме, равной величине оплаты за месяц (п. 16 ПБУ 10/99). Для признания таких расходов ежемесячно составляйте бухгалтерскую справку, содержащую обязательные реквизиты (ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Если оказанные услуги связаны с приобретением основных средств, товаров, материалов и пр., то стоимость услуг в расходах не признают, а включают в стоимость (себестоимость) этих активов (п. 8 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", п. 10 ФСБУ 5/2019 "Запасы", утвержденного Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н).

Расходы в виде стоимости услуг, включенных в состав расходов по обычным видам деятельности, формируют себестоимость продукции, работ и услуг в порядке, установленном организацией (п. 9 ПБУ 10/99). Себестоимость проданных продукции, работ и услуг списывают в себестоимость продаж. Коммерческие и управленческие расходы можно включить в себестоимость продаж полностью в отчетном периоде их признания (п. 9 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Готовое решение: Дата оказания услуг в целях налогообложения прибыли и бухгалтерского учета (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

В случае позднего поступления документа за прошлый год можно долго рассуждать, как трактовать эту ситуацию. Например, признать ее информацией, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности. То есть это будет не ошибка, а расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году (п. 3 ПБУ 22/2010). Тогда в аналитике к счету 91 (субсчет "Прочие расходы") отражаем эти суммы именно как расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году.

Статья: Что делать, если документы пришли позже (Верещагин С.) ("Налоговый учет для бухгалтера", 2015, N 11) {КонсультантПлюс}

Из выше сказанного следует, что принимать в учет сканированный документ, подписанный ЭЦП, разрешается, если с компанией подписан электронный документооборот. В связи с тем, что Вы приняли к учету в 2019 году данные расходы по скан-копиям (в периоде совершения операции по приобретению товаров), подписать прошлогодние документы, полученные через интернет, считаем возможным.

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в апреле 2021 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).


Возврат к списку