НТВП "Кедр - Консультант"

912-333

Услуги

Какие документы в первую очередь проверяет инспекция труда при плановой проверке.

Распечатать

Вопрос:

Какие документы в первую очередь проверяет инспекция труда при плановой проверке 

 

Ответ юриста

Государственные инспекторы труда при проведении плановых проверок работодателей (юридических лиц или индивидуальных предпринимателей) должны использовать проверочные листы, соответствующие предмету проверки (абз. 2 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда).

Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Проверочные листы - это списки контрольных вопросов, ответы на которые однозначно свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении работодателем составляющих предмет проверки обязательных требований, требований, установленных муниципальными правовыми актами.

Проверочные листы утверждены Приказом Роструда от 10.11.2017 N 655.

Во время проверки инспектор вправе задавать только те вопросы, которые есть в проверочном листе по предмету проверки. Никаких иных вопросов, не относящихся к тематике конкретной проверки, инспектор задавать не может (абз. 4 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда).

Для проверки всех работодателей предназначены проверочные листы, тематика которых относится к общим обязательным требованиям, например:

- прекращение трудового договора (проверочный лист N 4);

- установление и выплата зарплаты (проверочный лист N 7);

- проведение специальной оценки условий труда (проверочный лист N 21);

- обучение по охране труда (проверочный лист N 28);

- оформление материальной ответственности (проверочный лист N 108);

- организация профобразования и обучения, дополнительного профобразования, повышения квалификации работников, заключение ученических договоров (проверочный лист N 113).

Когда применяются проверочные листы в области охраны труда

Государственные инспекторы труда при проведении плановых проверок работодателей в области охраны труда используют проверочные листы (абз. 2 п. 8 Положения о надзоре в сфере труда, Приказ Роструда от 10.11.2017 N 655).

Проверочные листы по проверке требований охраны труда разделены по видам деятельности: проверочный лист N 23 применяется в отношении работ на высоте, N 39 - электросварочных работ, N 105 - работ по эксплуатации торговых складов, баз и холодильников и т.д.

Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Что содержат проверочные листы для плановых проверок

Проверочные листы представляют собой таблицы, содержащие следующие столбцы: вопрос, ссылка на нормативный акт, ответ.

Каждый проверочный лист соответствует определенной тематике.

Например, тематика проверочного листа N 1 - порядок оформления приема на работу.

Этот лист содержит, в частности, такие вопросы:

- наличие заключенного в письменной форме трудового договора;

- соответствие приказов о приеме на работу условиям трудовых договоров;

- ознакомление работников под подпись с внутренними документами работодателя, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работников;

- объявление работнику под подпись в трехдневный срок со дня фактического начала работы приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Тематика проверочного листа N 14 - порядок и условия увольнения работника в связи с сокращением численности или штата. Он содержит, в частности, такие вопросы:

- уведомление каждого работника в письменной форме под подпись не позднее чем за два месяца до увольнения;

- предложение другой работы с учетом состояния здоровья и наличия вакансий;

- наличие приказа о прекращении договора.

Работодатель может использовать проверочные листы для подготовки к проверке трудовой инспекцией. Нужно взять лист, тематика которого соответствует предмету плановой проверки, и ответить на все вопросы. Полный список проверочных листов размещен на сайте Роструда.

Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Каких работодателей проверяют с помощью проверочных листов

Проверочные листы используются при проведении плановых проверок абсолютно всех работодателей независимо от численности штата, направления деятельности (отрасли), организационно-правовой формы.

Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Какие кадровые документы являются обязательными

Законодательством не определено понятие "кадровые документы" и не установлен единый перечень тех, которые являются обязательными. С учетом требований отдельных нормативных правовых актов и сложившейся практики в примерный перечень входят следующие документы.

1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.

2. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.

3. Трудовые книжки и книги по их учету.

4. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ.

5. Личная карточка работника. Данный документ необходим, в частности, в силу п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

6. Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ.

7. Обязательные локальные нормативные акты организации:

а) правила внутреннего трудового распорядка (далее - ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ. Допускается включение в ПВТР, например, норм о защите персональных данных, оплате труда и премировании, а также других положений, с которыми работники данной организации должны быть ознакомлены под подпись без утверждения отдельных положений о них.

Важно! Согласно ч. 5 ст. 189 ТК РФ для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами.

Если в отношении работников организации действуют такие уставы и положения, то ПВТР должны содержать аналогичные нормы для обязательного ознакомления с ними работников перед подписанием трудовых договоров. Уставы и положения непосредственно связаны с трудовой деятельностью работников.

б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ). Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, и об их правах и обязанностях в этой области.

в) положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ). Такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии. Так, Определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.2010 N 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда и премировании работников, действующем у работодателя.

г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ). Помимо отдельного положения данный перечень может содержаться в коллективном договоре, соглашениях, ПВТР.

д) локальный нормативный акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ). Таким документом может быть отдельное положение о режимах рабочего времени. Нормы, регулирующие количество частей рабочего дня, их продолжительность, также могут быть включены в ПВТР.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

8. Документ об утверждении формы расчетного листка (например, приказ работодателя). Форма утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Данные выводы следуют из ч. 2 ст. 136 ТК РФ.

9. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов.

10. Положение о филиале, представительстве. Согласно абз. 1 п. 3 ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства действуют на основании положений, утвержденных создавшим их юридическим лицом. Соответственно, если в организации созданы филиалы или открыты представительства, то положения о них являются обязательными документами, которые работодатель должен иметь и в случае проверки контролирующими органами представить должностному лицу для ознакомления.

11. Положение об аттестации. Законодательством РФ обязательность прохождения аттестации установлена только в отношении отдельных категорий работников (например, авиационного персонала). Это следует из п. 4 ст. 8 Воздушного кодекса РФ.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

12. Положение об охране коммерческой тайны. Если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи. Такой вывод следует из положений пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне". В противном случае работодателю будет сложно доказать, что работник разгласил коммерческую тайну, и уволить его по соответствующему основанию пп. "в" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Документы по установлению режима коммерческой тайны в организации (перечень сведений, положения и др.) имеют постоянный срок хранения (ст. 62 Перечня типовых управленческих архивных документов).

13. Документы по охране труда, к которым, в частности, относятся:

- правила и инструкции по охране труда (абз. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

- журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

- перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов (абз. 6 п. 2.1.4 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

- инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).

Кроме того, при наступлении несчастного случая, подлежащего расследованию и учету, работодатель в соответствии со ст. ст. 227 - 231 ТК РФ обязан составить и хранить документы, формы которых утверждены Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 N 73.

 

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

14. График сменности. Статьей 103 ТК РФ установлено, что если в организации применяется сменная работа, то работа производится в соответствии с графиком сменности. Следовательно, данный документ является обязательным только в указанном случае.

15. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" органы государственной власти, организации и их должностные лица должны исполнять обязанности по организации и ведению воинского учета граждан в соответствии с данным Законом и Положением о воинском учете, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

16. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

17. Иные документы, к которым, в частности, относятся:

а) уведомления (извещения), оформленные работодателем (их копии), например следующие:

- о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость этих изменений (ч. 2 ст. 74 ТК РФ);

- необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);

- получении персональных данных от третьих лиц (п. 3 ст. 86 ТК РФ);

б) справки, полученные от работников (их копии), например следующие:

- о подтверждении беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ);

- характере и условиях труда (ст. 283 ТК РФ);

- наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (ч. 1 ст. 65 ТК РФ);

- стаже работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69);

- периодах работы, включаемых в страховой стаж (п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91) и др.

Обратите внимание, что справки, представляемые работниками в последних двух случаях, не являются единственными документами, которыми подтверждается соответствующий стаж. Подтвердить его можно также заверенными копиями приказов и другими документами.

в) акты об отказе работника выполнить требования работодателя, например следующие:

- о непредоставлении объяснений работником (ч. 1 ст. 193 ТК РФ);

- об отказе от ознакомления с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания (ч. 6 ст. 193 ТК РФ);

- об отказе или уклонении работника от предоставления объяснения о причинах возникновения ущерба (ч. 2 ст. 247 ТК РФ) и др.

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

Подборка документов:

Вопрос: Каковы глубина и период проверки трудовыми инспекциями работодателя? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}

Путеводитель по кадровым вопросам. Проверка деятельности организации. Обязательные документы {КонсультантПлюс}

Приказ Роструда от 10.11.2017 N 655 (ред. от 11.04.2018) "Об утверждении форм проверочных листов (списков контрольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права" {КонсультантПлюс}

Статья: Готовимся к проверке трудовой инспекции (Дедич Т.) ("Новая бухгалтерия", 2018, N 8) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: В каких случаях трудовая инспекция применяет проверочные листы (КонсультантПлюс, 2019) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Какие полномочия имеет инспектор государственной инспекции труда при проведении плановой проверки? (Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Кировской обл., 2019) {КонсультантПлюс}

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, август 2019 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.