НТВП "Кедр - Консультант"

912-333

Услуги

Как долго хранить документы, запрошенные работником о его работе и подготовленные работодателем, если работник их не востребовал

Распечатать

Работник написал заявление о предоставлении ему документов, связанных с его работой (копии приказов, справки 2-НДФЛ и т.п.), работодатель их подготовил, но работник их не вовостребовал.

Вопрос. Как долго хранить эти документы?

 

Ответ. 

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).

Также копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.), должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

При этом перечень документов (копий документов), перечисленных в ч. 1 ст. 62 ТК РФ, не является исчерпывающим, однако к таким документам относятся документы, касающиеся работника и связанные с его работой у работодателя, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав.

Из содержания данной статьи вытекает, что обязанность по выдаче документов работнику возложена на работодателя в течение трех рабочих дней с момента получения заявления. ТК РФ не содержит обязанности работника являться, например, в головной офис для получения документов, обязанность по предоставлению копий документов лежит на работодателе, следовательно, обязательство по отправке документов работнику должен осуществить работодатель. Такой позиции придерживаются специалисты Роструда (вопрос N 3 Обзора актуальных вопросов от работников и работодателей за март 2018 г. (сайт "Онлайнинспекция.РФ", 2018)). Однако разъяснения, размещенные на сайте "Онлайнинспекция.РФ", не являются правовыми актами, а носят рекомендательный характер (Письмо Роструда от 11.06.2019 N ПГ/13385-6-1).

{Вопрос: Работник проживает в другом городе и запросил в организации документы, связанные с работой. Обязан ли работодатель отправить документы работнику по месту его жительства, если работник не является в головной офис для их получения? (Консультация эксперта, 2019) {КонсультантПлюс}}

Таким образом, специалисты Роструда считают, что работодатель обязан отправить почтой документы, связанные с работой, по просьбе работника. Однако данная позиция носит рекомендательный характер, поскольку Трудовой кодекс РФ прямо не предусматривает обязанность отправлять копии документов почтой работнику. Каких-либо сроков хранения документов, связанных с работой, которые не были востребованы и получены работником у работодателя в трудовом законодательстве не найдено.

 

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» консультантом по правовым вопросам ООО НТВП «Кедр-Консультант» Макшаковым Игорем Борисовичем, март 2020 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).